home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ The Business Master (3rd Edition) / The Business Master (3rd Edition).iso / files / business / retail1 / _setup_.exe / SALESFIL.HLP < prev    next >
Encoding:
Text File  |  1991-12-19  |  7.0 KB  |  100 lines
  1. Sales Transaction Entry                                               
  2. F1= GO Writes the displayed data to the work file. The cursor is moved
  3. into the Control Number field.  Enter another Control Number or use a 
  4. function key to retrieve data for the next transaction.               
  5.                                                                       
  6. F2 = HELP Displays a help screen for the field where the cursor is    
  7. currently located.                                                    
  8. Use the F4 key to retrieve data from the work file using the items    
  9. Stock Number.                                                         
  10.                                                                       
  11. The F5 and F6 keys allow you to browse through the file in Stock      
  12. Number sequence.                                                      
  13. F7 Skips over items that do not appear on the Inventory Counting form 
  14. printout. Use this when entering sales from printout in Control # seq.
  15. (see note below on the Inventory Counting Forms)                      
  16. Press F8 to toggle the cursor from the On Hand field to the Units Sold
  17. field on the screen.  Use this key first if you wish to begin entering
  18. Sales Transactions from individual sales tickets.   Press F8 again to 
  19. reverse.                                                              
  20.                                                                       
  21. The F9 and F10 keys allow you to browse back and forth through the    
  22. work file in Control Number sequence.                                 
  23.                                                                       
  24. The ESC key ends the Sales Transaction Entry mode and returns to the  
  25. previous menu.                                                        
  26.                                                                       
  27. ENTERING SALES DATA                                                   
  28. There are two ways in which sales transactions may be entered:        
  29.                                                                       
  30. A. ENTERING SALES FROM A PHYSICAL INVENTORY in Control Number         
  31. sequence. When the Sales Transaction Screen is first displayed, press 
  32. F10 to retrieve the first Control Number or enter any Control Number. 
  33.                                                                       
  34.                                                                       
  35. Units sold are calculated by entering the current quantity On Hand    
  36. from a physical inventory list that is printed in your "Control       
  37. Number" sequence.  This amount is subtracted from the Previous Supply 
  38. On Hand giving the units sold.  The next data item in control number  
  39. sequence will be displayed after you press the <ENTER> key.           
  40.                                                                       
  41. If the physical inventory method is used, it is CRITICAL that the     
  42. proper timing sequence of RECEIVING orders has been followed or your  
  43. sales figures could become distorted.  If you have more stock on hand 
  44. now than your "Previous On Hand" quantity shows, then either you have 
  45. stock on order that should have been RECEIVED beforehand or there have
  46. been errors made during a physical count.                             
  47.                                                                       
  48. Should inventory counting errors show that you have more On Hand now  
  49. than the "Previous On Hand", the current period units sold will be    
  50. listed with a negative value.  Then, when sales are posted to the     
  51. master data file the negative amount will be subtracted from the      
  52. current and Y-T-D units sold fields, reversing any previous sales data
  53. posted erroneously. Negative sales will not be posted.                
  54.                                                                       
  55. NOTE: Blank fields ______ are not posted as a zero.  Blank fields are 
  56. skipped. You must key in a zero to show no inventory on hand _____0 . 
  57. B.  ENTERING SALES FROM SALES RECEIPTS OR SALES JOURNALS              
  58. First, press F8 to move the cursor to the units sold field.           
  59.                                                                       
  60. You may retrieve data using either the item's Control Number or Stock 
  61. Number.                                                               
  62.                                                                       
  63. ACCESSING DATA BY CONTROL NUMBER                                      
  64.                                                                       
  65. Press F10 to retrieve the first Control Number. Enter the actual units
  66. sold and press enter.  Then, the data for the next sequential Control 
  67. Number will be displayed. Press F1 to retrieve data for a new Control 
  68. Number at random.                                                     
  69.                                                                       
  70.                                                                       
  71. ACCESSING DATA USING THE ITEMS STOCK NUMBER                           
  72. Press F4 to switch to the Stock Number Field.  Enter the Stock Number 
  73. and press <ENTER>.  Next, enter units sold then press <ENTER>. The    
  74. cursor will return to the stock number field and wait for you to enter
  75. the next stock number.                                                
  76.                                                                       
  77. It is possible to switch back and forth between Stock and Control     
  78. Numbers using the F1 and F4 keys.                                     
  79.                                                                       
  80. Entering sales amounts that are larger than what is actually On Hand  
  81. is allowed. However, the master file will post the sales and reset the
  82. On Hand to zero.  Negative amounts On Hand will not be posted.        
  83.                                                                       
  84.                                                                       
  85. After you have completed your sales transactions, a work file is      
  86. created which must be posted to the Master Data File.  Corrections to 
  87. the work file may be made prior to posting the sales.                 
  88.                                                                       
  89. NOTE: Inventory Counting Forms--The Retailer will generate a printout 
  90. that may be used for taking a physical inventory of your stock. If an 
  91. item for the store printed has no data in the numeric fields: On Hand 
  92. thru YTD Sales, then the item will not print on the counting form.    
  93. This avoids printing out data for stock that you might not carry in   
  94. all locations.                                                        
  95. Print the report in Control Number sequence to take an inventory.     
  96. Print the report in Stock Number sequence for receiving and pricing.  
  97.                                                                       
  98.  (Last Page)                                                          
  99.                                                                       
  100.